Tärkeimmät kohdat
- 01Käsittelee XLSX, XLS, CSV ja ODS — neljä laskentataulukon muotoa yhdessä työkalussa.
- 02Jokainen työkirjan lehti tulee omaksi sivukseen (tai sivuiksi) PDF:ssä.
- 03Kytke pois lihavoitu otsikkorivi ja ruudukon viivat; valitse pystysuunta tai vaaka.
- 04Hahmottaa solun arvot siistiksi taulukoksi — se ei ole pikselikopio Excel-tyylissään.
- 05Toimii kokonaan selaimessasi; laskentataulukkoa ei koskaan ladata.
Miksi lähettää PDF laskentataulukon sijasta
Laskentataulukot ovat työasiakirjoja. Ne on tarkoitus työntää niiden läpi, lajitella ja laskea uudelleen — mikä on juuri mitä et halua, kun lähetät jollekulle valmiin numerosarjan. Luovuta XLSX ja vastaanottaja voi vahingossa lajitella yhden sarakkeen ilman muita, rikkoa kaavan, tai avata sen Excel-versioon, joka hahmottaa huolellisen asettelusi täysin eri tavalla. Ja jos heillä ei ole lainkaan Exceliä, he eivät ehkä voi avata sitä hyödyllisellä tavalla.
PDF korjaa numerot paikalleen. Se näyttää identtiseltä jokaisella laitteella, sitä ei voi vahingossa muokata, se avautuu missä tahansa selaimessa ilman erikoisohjelmaa, ja se tulostuu ennustettavasti. Laskuille, raporteille, hintalistoille, tuntikirjoille ja mitä tahansa asiakkaalle tai sääntelyviranomaiselle, PDF on yksinkertaisesti oikea säilö.
Handytool muuntaa laskentataulukkosi paikallisesti. Tiedosto analysoidaan selaimessasi ja PDF piirretään omalla koneellasi, joten taloudelliset tiedot, palkkataulukot ja asiakasluettelot eivät koskaan kosketa palvelinta.
Kuinka muuntaa laskentataulukko PDF-muotoon
Pudota tiedosto, aseta kolme vaihtoehtoa, lataa.
- 01
Avaa laskentataulukko
Vedä XLSX-, XLS-, CSV- tai ODS-tiedosto pudotusalueelle tai napsauta Valitse tiedosto. Työkalu lukee sen paikallisesti ja näyttää tiedostonimen sekä kuinka monta lehteä se sisältää.
- 02
Aseta otsikkorivivaihtoehto
'Otsikkorivi' on oletusarvoisesti päällä. Se hahmottaa kunkin lehden ensimmäisen rivin lihavoituna vaalean harmaan taustan kanssa, mikä on se, mitä haluat aina, kun ylärivisi sisältää sarakenimiä.
- 03
Valitse ruudukon viivat ja suunta
'Ruudukon viivat' piirtää rajat jokaisen solun ympärille — hyödyllinen tiheille numeerisille taulukoille ja kannattaa kytkeä pois puhtaamman ulkoasun saamiseksi yksinkertaisille luetteloille. Suunta oletuksena vaaka, joka mahtuu enemmän sarakkeet; vaihda pystysuuntaan kapeille taulukoille.
- 04
Napsauta Muunna PDF-muotoon
Jokainen työkirjan lehti hahmotellaan omalle sivulleen, pitkät lehdet virtaavat automaattisesti lisäsivuille.
- 05
Lataa PDF
Napsauta Lataa PDF. Jos muutat mitään vaihtoehdoista sen jälkeen, muunna vain uudelleen — asetukset käytetään tuoreina joka kerta.
Mitä PDF todella sisältää
Kannattaa olla tarkkana tässä, koska 'muunna Excel PDF-muotoon' tarkoittaa eri asioita eri työkaluissa. Tämä muuntaja lukee solujen arvot ja hahmottaa ne siistiksi, yhtenäiseksi taulukoksi: johdonmukainen kirjasin, tasaiset rivikorkeudet, valinnainen lihavoitu otsikko, ja valinnaiset ruudukon viivat. Tulos on luettava ja ammattimainen, ja suurimmalle osalle laskentataulukoista — tietotaulukot, viennit, luettelot, yksinkertaiset raportit — se on juuri se, mitä halutaan.
Mitä se ei tee, on toistaa Excel-tyylissä. Solun täytteet ja fontin värit, mukautetut fontit ja koot, yhdistetyt solut, ehdollinen muotoilu, kaaviot ja upotetut kuvat eivät siirry PDF:ään. Kaavat hahmotellaan arvoiksi, joiksi ne tällä hetkellä arvioidaan, mikä on lähes aina oikea käyttäytyminen asiakirjalle, jonka olet lähettämässä. Jos olet rakentanut laajasti suunnitellun raporttinäkymän ja tarvitset sen toistettavaksi juuri kuten se näkyy ruudulla, käytä Excelin omaa Tallenna PDF-muotoon; jos tarvitset tiedot esiteltävä selkeästi taulukoksi, tämä on nopeampaa eikä koskaan lataa tiedostoasi.
Parhaan tuloksen saaminen
Muutamia asioita, jotka tekevät huomattavan eron:
- 01Käytä Landscape-suuntaa kahdeksaa levemmälle kuin noin kuusi saraketta
- 02Pidä 'Otsikkorivi' päällä, kun ensimmäinen rivi sisältää sarakenimiä
- 03Kytke 'Ruudukon viivat' pois yksinkertaisille luetteloille; pidä se päällä tiheille numeerisille taulukoille
- 04Jaa hyvin leveät arkit ennen muuntamista, jotta vältetään leikatuista soluista
- 05Muista, että jokainen työkirjan lehti tulee omaksi sivukseen
- 06Tyhjät arkit ohitetaan automaattisesti
Excel PDF-muotoon - UKK
Kuinka muunnan Excel-tiedoston PDF-muotoon ilmaiseksi?
Pudota XLSX-, XLS-, CSV- tai ODS-tiedosto Handytoolin muuntajaan, valitse otsikko-, ruudukon viiva- ja suuntaasetukset, ja napsauta Muunna PDF-muotoon. Lataa tulos — ei tiliä, ei vesileimaa, ei latausta.
Voinko muuntaa CSV:n PDF-muotoon myös?
Kyllä. CSV-tiedostot ovat tuettuja XLSX:n, XLS:n ja ODS:n rinnalla, ja ne hahmotellaan samaksi siistiksi taulukoksi.
Säilytetäänkö minun värit, kaaviot ja muotoilu?
Ei. Muuntaja hahmottaa solun arvot yhtenäiseksi taulukoksi, jossa on valinnainen lihavoitu otsikko ja ruudukon viivat. Solun värit, mukautetut fontit, yhdistetyt solut, ehdollinen muotoilu, kaaviot ja kuvat eivät toisteta. Kaavat näkyvät laskettuina arvoina.
Mitä tapahtuu laskentataulukolle, jossa on monia sarakkeita?
Sarakkeet sopivat sivun leveyteen, ja teksti, joka ei mahdu sarakkeeseensa, leikataan ellipsillä. Käytä Landscape-suuntaa, ja jaa hyvin leveät arkit ennen muuntamista, jotta yhtään arvoja ei leikata.
Mitä tapahtuu työkirjoille, joissa on useita lehtiä?
Jokainen lehti muunnetaan, jokainen alkaa uudelta sivulta, ja pitkät lehdet virtaavat monille sivuille, kun ne tarvitsevat. Tietoja sisältävät arkit ohitetaan.
Lataatko laskentataulukkoni palvelimelle?
Ei. Tiedosto analysoidaan ja PDF luodaan kokonaan selaimessasi. Tietosi eivät koskaan lähde laitteestasi, mitään ei säilöitä, ja työkalu toimii offline-tilassa sivun lataamisen jälkeen.